Det perfekta samarbetet för organisation, kund och leverantör

Tusentals företag funderar över hur de kan utvecklas. Att digitalisera sin verksamhet är ett sätt att arbeta med detta.

Företag och organisationer ändrar sina arbetssätt för att göra det enklare både för sig men även för att ge bättre service till kunderna. Förutom digitalisering av administration, affärssystem och marknadsföringslösningar ser vi nya digitala kundsupportlösningar, digital produktutveckling, artificiell intelligens och mycket annat spännande.

Olika alternativ

Jag har arbetat på båda sidor av denna process – inhouse i flera organisationer med olika digitaliseringsprojekt och nu på ett it-konsultföretag som bygger specialanpassade avancerade webblösningar.

När en organisation funderar på hur de kan effektivisera sin verksamhet står de inför olika val. De kan köpa en färdig “off-the-shelf”-mjukvara. Denna kan sedan eventuellt anpassas tillsammans med leverantören för att passa in ännu bättre.

Ett annat alternativ är att bygga ett eget system. Det kan vara allt från ett ekonomisystem, till logistik eller ett system för att hantera känslig kunddata.

Leder till värdeskapande

Oavsett val behövs ett produktivt samarbete med de som levererar systemet. God samverkan leder till värdeskapande som i sin tur leder till bättre webblösningar och detta gör livet lättare för de som ska använda systemet i framtiden.

När jag som användare loggar in på en tjänst och inte förstår om det jag försökte göra fungerar tänker jag att leverantören antagligen har samarbetssvårigheter och att olika team jobbar i silos utan att dela med sig av sin kunskap. För att utveckla ett bra it-system som fungerar både för intern personal och externa användare krävs det att bolaget lägger manken till och slipar på samarbetsförmågan.

7 tips för bättre samarbete när ni bygger användarvänliga it-system:

1. Jobba agilt och flexibelt.
   Ett smidigt samarbete innebär att ni jobbar agilt. Du som beställer ett nytt system ska regelbundet utvärdera och testa det som byggs. Om du kan ge feedback i ett tidigt skede betyder det att ni upptäcker potentiella buggar och fel tidigt.
2. Se till att ni har tillräckligt med tid.
   Om personen som är ansvarig för att driva projektet framåt har alldeles för mycket att göra går det långsamt. Ni behöver massor av tid, dessutom är det viktigt med utrymme för reflektion och att genomföra möten. I det perfekta samarbetet har ni en aktiv projektägare hos kunden och en hos leverantören som båda är snabba på att ge feedback.
3. Förbättra er mötesteknik.
   Alla möten är del av en process och ju bättre mötesmetodik ni har desto bättre blir resultaten. Likaså hjälper det att repetera vad ni har kommit fram till och sen checka av att alla har uppfattat det. Det hjälper också att ha anteckningar; då blir det svårare att smita från sina uppgifter om det är tydligt nedskrivet vad som gäller.
4. Budgetera för framtiden.
   När ni budgeterar blir hela processen enklare om ni räknar in framtida uppgraderingar, utveckling och underhåll. Alla it-system behöver regelbunden omsorg, får de inte det blir de långsamma, verkar omoderna och kan utgöra en stor säkerhetsrisk.
5. Ge alla en överblick.
   Diskutera vad ni försöker uppnå regelbundet och ge en holistisk bild av vad resultatet förväntas bli. Detta gäller båda beställare och leverantör. Alla i projektet ska se framför sig vad som ska levereras så att ni drar åt samma håll.
6. Ställ realistiska krav.
   Att som kund vara alldeles för nitisk och krävande kan ta död på all entusiasm. Jag har sett företag förstöra tilliten genom att vara för krävande och givetvis stör det både samarbetet och arbetsron. Digitalisering är rörigt!
7. Var tillmötesgående.
   Var schyssta mot varandra, ni ska samarbeta under lång tid. Att leda komplicerade it-projekt är svårt men det hjälper att vara snäll.

Ett fungerande samarbete gynnar alla parter. Det blir “win-win-win” för samtliga; du som beställare, era kunder och it-systemleverantören.

Fotograf: Asya Barskaya