Så blir du mer framgångsrik i offentliga upphandlingar

Riksrevisionen uppskattar att statens inköp av konsulttjänster uppgår till cirka 16 miljarder kronor per år, enligt en granskning från 2018. Hur bör ditt bolag arbeta för att vinna fler offentliga upphandlingar?

Offentliga upphandlingar kanske inte låter lika spännande som kunder från den privata sektorn men volymen är betydande och staten är en kund som betalar. Dessutom handlar offentlig sektor oavsett hög- eller lågkonjunktur och kontrakten kan vara långa.

Sveriges medlemskap i EU möjliggör inte bara för företag från andra medlemsländer att svara på våra upphandlingar utan vi kan också svara på deras. Det kan alltså finnas goda anledningar att prospektera även utanför Sverige.

Skapa dialog

Det finns en myt att leverantören inte får prata med upphandlaren. Det är inte förbjudet men visst finns det vissa restriktioner under pågående upphandling. Bristen på dialog skapar dock hinder för en effektiv offentlig upphandling. Det anses även vara en av orsakerna till färre anbud och många överprövningar.

Jag är övertygad om att dialoger mellan leverantörer och upphandlande sektor skulle lösa mycket vid kommande upphandlingar.

Förarbete

Det finns verktyg för hur upphandlande sektor kan kommunicera med leverantörer innan de publicerar upphandlingar med ibland orimliga, förlegade eller helt felaktiga krav.

Ett sådant verktyg är Request for information (RFI). En RFI innebär att den upphandlande sektorn inför en upphandling skickar frågor till leverantörer och branschorganisationer på ett strukturerat sätt. Här gäller det för leverantörerna att bevaka och besvara RFI:n som publiceras.

En RFI är ett sätt att föra en dialog, men försök även träffa beställare och upphandlare mellan upphandlingarna.

Låg konkurrens

Enligt Upphandlingsmyndigheten har antalet anbudsgivare minskat under flera år. 60 procent av samtliga upphandlingar har i genomsnitt en till tre anbud. Och fyra anbud lämnas per upphandling. Var femte upphandling har bara en anbudsgivare. Uppskattningar har gjorts att över hälften av upphandlingarna inte får någon reell konkurrens, vilket ofta leder till högre kostnader.

Många som aldrig svarat på en upphandling tror på myten att det bara är stora företag som kan svara. Upphandlingsmyndigheten har kommit fram till att av de som lämnar anbud är 39 procent mikroföretag, med 0-9 anställda och 37 procent utgörs av småföretagare, med 10-49 anställda. Stora bolag står för 26 procent av inlämnade anbud.

Privat och offentlig upphandling

En skillnad från den privata sektorn är att upphandlingarna oftast tar längre tid. Det gäller alla moment, från framtagning av förfrågningsunderlag till utvärdering.  Det kan vara väldigt tidskrävande att besvara en upphandling.

Önskemålen från beställaren krockar ibland med vad som är tillåtet enligt lagen.

Vid överprövningar, som kan ta allt från några månader till flera år, skapas osäkerhet och ibland problem för båda sidorna.

Att hitta upphandlingar för vissa tjänster eller varor kan vara svårare. Exempelvis kan vissa tjänster inom bygg innehålla arkitekttjänster men står inte angivet i annonsen.

Sammanslagningen av produkter och tjänster i en och samma upphandling omöjliggör för vissa leverantörer att svara vilket missgynnar konkurrensen. Ett sätt är att då använda ”Gemensamt anbud”, ”Underentreprenader” och ”Annans kapacitet” vilket då kan ge möjlighet att svara.

Tips – så vinner ni fler affärer

Kartlägg

• Har ni inte svarat tidigare? Gör en ordentlig kartläggning av den offentliga marknaden. Titta på föregående upphandlingar och hitta de kunder du vill samt kan jobba med. Försök påverka kommande upphandling så att kraven motsvarar era kompetenser och produkter, minst två år innan avtalet går ut.
  

Lär när du förlorar

• Har ni förlorat en upphandling och avtalstiden är upp till fyra år är det lätt att släppa taget. Men arbetet med att vinna nästa gång bör kanske börja redan då?

I båda fall – begär ut vinnande anbud. Dra lärdom, få tips och idéer!

Startpaket

• När en upphandling publiceras är det bråttom, oftast ska svaren vara inlämnade inom cirka 30 dagar, då bör du ha ditt ”startpaket” klart så att du kan koncentrera dig på de specifika frågeställningarna som finns i just den här upphandlingen.

Följande dokument krävs vanligtvis: företagspresentation, teknisk- och yrkesmässig kapacitet, CV, om kvalitets- och miljöledningssystem saknas – redovisa era rutiner för systematiskt kvalitetsarbete och referenser/referensobjekt.

Om du hittat en kund som du gärna vill ha, kolla vilka dokument de begärde förra gången. Sannolikt kommer flera av kraven finnas med vid nästa upphandling.

Undvik nybörjarmisstag

• Har du inte tidigare svarat på en offentlig upphandling är det första du behöver göra att hitta alla SKA-ord. Klarar ni kraven? Om inte, ställ en fråga om kravet kan ändras till BÖR eller tas bort. Är kravet med i utvärderingen kan det inte ändras, då måste upphandlingen göras om.

Läs Avtalsförslaget som finns som dokument! Vilka villkor gäller om ni inte klarar att leverera?

20-25 procent av alla anbud förkastas på grund av slarv eller okunskap vid anbudsskrivandet. Se till att inte bli en del av den statistiken.

Gör det ni är bäst på och ta hjälp när ni behöver. Att kvalitetssäkra genom att låta någon med erfarenhet läsa igenom anbudet innan inlämnandet kan vara avgörande.

Annonsbevakning

Olika företag tillhandahåller bevakningstjänster för nya publicerade upphandlingar. Det kan vara en fördel att köpa den typen av tjänst men det finns även möjlighet att hitta upphandlingar via de system som används för att besvara i.

Inköpscentraler

Det finns två stora centrala upphandlingsenheter där många ”kunder” kan göra avrop på färdiga ramavtal. På deras webbsidor hittar du existerande avtal, när de går ut och annan viktig information.

• Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har närmare 1 200 ramavtal inom drygt 40 ramavtalsområden som är avsedda för andra statliga myndigheter. Inom it- och telekomsektorn gäller det även för kommuner och regioner.

Kammarkollegiets webbsida https://avropa.se.

• SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) Kommentus Inköpscentral AB (SKI) riktar sig till kommuner, landsting och de kommunala företagen.  Intressant just nu är SKL:s webbsida https://www.sklkommentus.se.

Om ert konsultbolag saknar en plan för att bli framgångsrika inom offentliga upphandlingar är det hög tid att göra något åt det. Ta fram en strategi, tidplan, mål och fördela arbetet så ni kommer igång. Lycka till!