Softhouse gör data till en konkurrensfördel med Cinode och Power BI

Data i sig har inget värde – om den inte går att använda. Det insåg Softhouse när de ville ta mer kontroll över beläggning, affärer och lönsamhet i sin konsultverksamhet. Trots stora mängder tillgänglig information fastnade analysarbetet i statiska Excel-rapporter och manuella processer.

Men med Cinode som datakälla och Power BI som analysmotor har de nu byggt en lösning som ger både helikopterperspektiv och operativa insikter – i realtid.
– Jag har alltid sett potentialen i vår data, men saknat rätt verktyg och kompetens för att omsätta den i praktiken. Med Cinode kopplad till Power BI vet jag vilka frågor jag ska ställa – och då försvinner ledtiderna samtidigt som insikterna ökar, säger Erik Sylwan Ahrholt, CFO på Softhouse.

Softhouse har använt Cinode i flera år för att säkerställa rätt konsult till rätt uppdrag. Tidigare exporterade de data till Excel, vilket inte gav någon helhetsbild eller möjlighet att analysera på djupet.
– Rapporterna var statiska. Jag ville kunna vrida och vända på datan, följa upp mål och framförallt förstå varför saker händer – inte bara att de gör det, förklarar Erik.

Följa i realtid

Genom att koppla Cinode till Power BI hämtas data automatiskt flera gånger per dag, vilket ger Softhouse en ständigt uppdaterad och korrekt bild av verksamheten i realtid. Power BI omvandlar Cinodes data till interaktiva dashboards som ger insyn i allt från beläggning och intäkter per konsult till försäljning, projekt och lönsamhet.
– Jag kan se hur många affärer som är på gång, vilka som stänger dem och hur det påverkar kommande månader. Det ger ett helt annat beslutsunderlag, säger Erik.

Kopplar samman sälj, leverans och beläggning

Integrationerna mellan Cinode och Power BI skapar ett sömlöst flöde av data genom hela konsultaffären. Det möjliggör bland annat:

• Visualisering av affärsmöjligheter och pipeline per säljare.
• Bättre forecast värden både i beläggningen och intäkterna framåt.
• Analys av konverteringsgrad över tid – vad leder till affärer och varför?
• Integration med andra system som Visma PX för att följa processen från sälj till leverans.

– Genom att datat blir tillgängligt för alla så blir det även en god spiral där data-kvalitén ökar och man lägger in mer data. Vi frigör tid och väcker nyfikenhet hos våra chefer och konsultledare, säger Erik.

Förståelsen bakom siffrorna är avgörande

För Erik är det inte tillräckligt att bara visa siffror. Det viktiga är att skapa förståelse för vad som ligger bakom resultaten.
– Många fokuserar enbart på resultatet, men det är bara en konsekvens. Det viktiga är att förstå vad som driver det. Därför är korrekt data och tydliga visualiseringar avgörande.

Med Power BI har de byggt dashboards som gör det enkelt för chefer att följa sina team, projektledare att hålla koll på lönsamheten och sälj att ha full kontroll på konverteringsgrad och pipeline.

Skapar gemensam förståelse

För Softhouse handlar datadrivet arbete inte bara om effektivitet – utan om att skapa en gemensam förståelse i en decentraliserad organisation. Koncernen består av tio självständiga bolag med stort eget ansvar, vilket ger driv men också utmaningar i att se helheten.

– Vi har många bolag med starka egna identiteter. Tidigare tittade man ofta bara på sin region eller sina egna kunder. Nu kan vi visualisera helheten – vilka kunder vi arbetar med, hur affärer utvecklas och hur våra mål hänger ihop. Det bygger insikter och förståelse mellan bolagen, säger Erik.

Med Cinode som nav för affärs- och beläggningsdata och Power BI som visualiseringsverktyg har Softhouse skapat mer än ett styrsystem – de har byggt en kultur där data binder samman människor och skapar gemensam riktning. Och när fler förstår helheten, blir det också lättare att agera på detaljerna.

Relevant i vardagen

Nyckeln till att lösningen fungerar i praktiken är att den sparar tid – inte skapar merarbete.
– Det får aldrig bli så att någon matar in data för min skull. Informationen måste vara relevant i vardagen, annars håller den inte i längden, betonar Erik.

Med en bättre datastruktur och lättillgängliga rapporter ser han att fler i organisationen använder siffror på ett naturligt sätt.
– Folk börjar själva ställa frågor som ”Vad betyder det här? Hur hänger det ihop med det vi gör varje dag?” Det är precis dit jag vill komma.