Från Bid Manager till Bid Orchestrator – så förändrar agentic AI anbudsprocessen

Konsultbolag som vill växa inom offentlig sektor möter ofta samma utmaning: anbudsarbete tar tid från de konsulter som behövs i kundleveransen. Agentic AI förändrar det i grunden, men inte på det sätt många tror.

Känner du igen dig?

Förfrågningsunderlaget är på över hundra sidor och anbudet ska in om tio dagar. Bid managern läser, markerar skall-krav och skickar frågor till fem personer. Konsultchefen letar efter CV:n som går att använda. Säljaren försöker minnas vilket uppdrag som skulle fungera som referens. Två dagar före deadline sitter tre personer med att sammanställa, formatera och dubbelkolla att inget krav har missats.

När anbudet väl är inlämnat har merparten av tiden gått till administration och produktion, istället för till det som faktiskt kan vinna affären: rätt lösning, rätt team, relevanta referenser och rätt pris.

Bid managern har varit projektledare

Traditionellt fungerar bid managern som projektledare för ett anbudsteam. Rollen handlar om att fördela arbetsuppgifter, jaga input och texter, samordna många personer, sammanställa material samt driva deadlines och inlämning.

Det är ett viktigt jobb. Men det är också ett arbete där erfarna människor lägger en stor del av sin tid på koordinering i stället för på bedömning.

Vad agentic AI faktiskt innebär

Många tänker fortfarande på AI i anbud som en chatbot som skriver text. Det är inte där den stora förändringen sker.

Förändringen sker i det som kallas agentic workflows. Bid managern sätter igång specialiserade AI-agenter som utför avgränsade delar av anbudsprocessen: läser och strukturerar underlaget, identifierar skall-krav och showstoppers, matchar kraven mot kompetens och referenser eller tar fram utkast. Bid managern granskar resultatet och avgör nästa steg.

Värdet ligger inte i AI-modellen. Värdet ligger i anbudskunnandet som är inbyggt i agenterna: vad man ska leta efter, hur utvärderingsmodeller fungerar och vad som brukar fälla ett anbud.

Inte ett självspelande piano, utan en orkester

Agentic AI låter ibland som att AI sköter allt på egen hand. Så fungerar det inte, och det är inte heller målet.

Tänk i stället på en orkester. Bid managern är dirigenten som bestämmer när varje agent ska sättas igång, vad den ska göra och om resultatet håller. Agenterna gör sina avgränsade uppgifter snabbt och noggrant. Människan finns med i varje vägval och fattar besluten.

Från Bid Manager till Bid Orchestrator

Det är därför vi pratar om en ny roll: Bid Orchestrator. 

Bid Orchestratorn:

• Styr både människor och AI-agenter genom hela processen.
• Sätter igång rätt agent för rätt uppgift.
• Granskar, bearbetar och kvalitetssäkrar det agenterna tar fram.
• Involverar rätt person vid rätt tillfälle i stället för ett stort projektteam genom hela processen.
• Äger helheten och ser till att anbudet lämnas in komplett och i tid.

Människans tid flyttas från administration och produktion till strategi, kvalitetssäkring och beslut.

Tre roller med tydlig ansvarsfördelning

För att arbetssättet ska fungera krävs en tydlig ansvarsfördelning:

• Bid Orchestrator styr processen, sätter igång agenterna och ansvarar för kvalitet, compliance och inlämning.
• AI-agenterna utför avgränsade uppgifter: läser, strukturerar, analyserar, tar fram utkast och kontrollerar mot kraven.
• Verksamheten äger affären. Det är ni som fattar beslut om bid/no bid, bedömer affärs- och avtalsrisker, väljer rätt team, verifierar att ni kan leverera det ni lovar och beslutar om pris.

Er data blir viktigare än någonsin

AI-agenter är aldrig bättre än underlaget de får. De konsultbolag som får störst effekt är de som har ordning på sina CV:n, sin kompetensdata och sina projektreferenser: vad ni har levererat, åt vem och vilket resultat det gav.

Ett bolag som i dag letar efter referenser i gamla PowerPoint-filer kommer att göra det även med AI. Ett bolag med strukturerad data kan gå från förfrågningsunderlag till ett genomarbetat utkast på en bråkdel av tiden.

Vi kallar det BidTech

På Tender as a Service kallar vi arbetssättet för BidTech:

Anbudsexpertis × kund- och domänkunskap × AI & automatisering

Anbudsexpertisen står för metodiken: hur man läser en upphandling, kvalificerar en affär och bygger ett vinnande anbud. Kund- och domänkunskapen står för verkligheten bakom anbudet: er lösning, era konsulter och era referenser. AI och automatisering gör arbetet snabbare och mer systematiskt, från identifierad affär till inlämnat anbud.

Det är en multiplikation, inte en addition. Saknar ni en av delarna blir resultatet noll.

I praktiken innebär det att Bid Orchestratorn styr, agenterna utför och verksamheten beslutar. Våra AI-agenter bygger på mer än 20 års anbudsarbete och över 1 000 anbud.

Målet är inte mer AI. Målet är en anbudsorganisation som kan gå på fler affärer utan att konsulter och chefer fastnar i skrivarbete.

Tre saker du kan börja med redan nu

1. Välj affärer innan någon börjar skriva. 
   Bevaka marknaden systematiskt och fatta beslut om bid/no bid tidigt. Ett nej i rätt tid är också en vinst.
2. Strukturera ert underlag. 
   Uppdaterade CV:n, beskrivna projektreferenser och återanvändbara standardtexter är det agenterna behöver för att göra skillnad.
3. Bestäm vem som gör vad. 
   Skriv ner vilka uppgifter agenterna ska utföra, vad Bid Orchestratorn ska styra och vilka beslut verksamheten ska fatta. Det är där tidsvinsten uppstår.