Projektreferenser: konsultbolagets mest underskattade tillgång

Anbudet ska in på torsdag. Ni behöver tre referensuppdrag från de senaste tre åren.

Ni har levererat hundratals.

Och nu sitter en säljare och letar i gamla PowerPoint-filer, medan någon skriver i Teams: ”Gjorde vi inte något åt en region för ett par år sedan?”

Kompetensen finns i era CV:n. Uppdragen finns i projektlistan. Men informationen om vad ni faktiskt levererade och vad kunden fick ut av det, finns ingenstans.

Det är projektreferensen. Er mest värdefulla säljtillgång, och den enda ingen ansvarar för.

Projektreferens, referensuppdrag, kundcase, case study. Kärt barn har många namn.

Två sorters case studies

Det publika kundcaset. Marknadsföringsmaterial. Finns på webben, innehåller ett kundcitat, en snygg bild och ett godkännande från kundens kommunikationsavdelning. Tar veckor att få ut. Ni har kanske fem stycken.

Den interna projektreferensen. Säljmaterial. Används i anbud, offerter, upphandlingar och kundmöten. Behöver aldrig bli publik. Ni har hundratals.

Det första formatet får all uppmärksamhet. Det andra vinner affärerna.

Varför referensen väger tyngre än säljaren

I en upphandling avgörs saken av ett dokument. Ni lämnar in det, och sedan läses det utan att ni är i rummet.

Referensen är det enda innehåll ni producerar som fungerar i andra hand. Den läses upp av någon annan, för människor ni aldrig pratat med, långt efter att mötet är över. Ett CV besvarar frågan om vem som ska göra jobbet. Bara referensen besvarar frågan om ni har gjort det förut.

Er bästa säljare kan inte närvara vid det avgörandet. Referensen är det närmaste ni kommer.

Vilket för oss till en sak vi återkommer till längre ner: referenser som ligger i PDF:er går inte att använda.

I offentlig upphandling har referensen ett utgångsdatum

Här blir det konkret.

För att utreda en leverantörs tekniska och yrkesmässiga kapacitet får en upphandlande myndighet begära in en förteckning över de viktigaste tjänsteleveranser som utförts under högst de tre senaste åren. Det följer av LOU och är standard i konsultupphandlingar.

Tre år. Ett uppdrag ni levererade utmärkt 2022 är i praktiken värdelöst som referens i en upphandling idag.

Det finns fler fallgropar. Begreppet referensuppdrag tolkas snävare än många tror. Kammarrätten har konstaterat att flera leveranser under ett och samma avtal räknas som ett referensuppdrag, inte flera, när upphandlingen kräver skilda uppdrag. Och saknas en uppgift som var ett skall-krav, till exempel omsättning för referensuppdraget, förkastas hela anbudet.

Den praktiska slutsatsen är enkel. Referensen ska dokumenteras när uppdraget avslutas. Inte när anbudet ska in.

Fem ställen där era referenser försvinner

• I en säljares dator.
• I en gammal anbudsmall som ingen vet var den ligger.
• Hos konsulten som slutade förra året.
• I en PowerPoint från 2019.
• I huvudet på uppdragsledaren.

Det gemensamma är inte att informationen saknas. Det är att ingen av platserna går att söka i.

Vad en projektreferens faktiskt ska innehålla

Grundstrukturen är densamma som i ett bra kundcase: kundens utmaning, er lösning, resultatet.

Det är resultatdelen som nästan alltid saknas.

”Vi införde ett nytt CRM” är ingen referens. ”Vi kortade ledtiden från offert till signerat avtal från 14 till 4 dagar” är en referens. Samma princip som gäller för konsultprofilen gäller här. Beskriv uppdraget utifrån vad det gav, inte utifrån vad ni gjorde.

Utöver texten behöver referensen metadata, annars går den inte att hitta:

• Kund, bransch och region
• Start och slutdatum, eftersom treårsregeln avgör om den får användas
• Vilka medarbetare som deltog, med sin roll i just det uppdraget
• Kompetenser och teknik
• Referensperson och kontaktuppgifter, med noterat medgivande
• Omfattning: antal konsulter, timmar, kontraktsvärde om det får delas
• Språk, med separata versioner på svenska och engelska
• Status: utkast, klar att använda eller arkiverad

Det är metadatan som gör skillnaden mellan en samling texter och ett referensbibliotek. Anbudsteamet behöver kunna få fram ”offentlig sektor, Azure, avslutat inom tre år” på trettio sekunder.

Strukturerade referenser är bränsle för AI

Här ligger det som förändrats de senaste två åren.

Om era referenser ligger som löptext i PDF och PowerPoint kan ingen AI-agent använda dem. Om de ligger som strukturerad data med kund, datum, roller och kompetenser kopplade till sig kan ni be en agent om det här:

”Skriv ett utkast till anbudssvar och plocka våra tre mest relevanta referenser inom offentlig sektor och Azure från de senaste tre åren.”

Det är samma logik som styr synlighet i sök. Struktur avgör om innehållet kan läsas, förstås och plockas fram. Skillnaden är att det här sker innanför er egen brandvägg, på er egen data, och påverkar hur snabbt ni kan svara på en förfrågan.

Tolv minuter mot två dagar är fortfarande det som avgör vem som får uppdraget.

Så fungerar Case Studies i Cinode

Referenstexter i Cinode har blivit Case Studies. Varje case kopplas till ett specifikt projekt och innehåller utmaning, lösning och resultat.

Det som tillkommit i praktiken:

• Flera språk per case. Samma referens i svensk och engelsk version, för nordiska respektive internationella anbud.
• Medarbetare med egen titel. Varje person som krediteras får sin faktiska roll i uppdraget, inte sin nuvarande titel.
• Referenspersoner och kontakter sparas på caset, så att uppgifterna finns kvar när säljaren byter jobb.
• Export till Word direkt från casekortet, för anbud och kundpresentationer.
• Sökning och filtrering på kund, projekt och kundtaggar. Ni kan också filtrera projektlistan på vilka projekt som redan har ett case.
• Status på varje case, så att ingen råkar skicka ett utkast i ett anbud.

Framåt kopplas caset närmare projektdatan, så att fler uppgifter hämtas automatiskt i stället för att skrivas manuellt. Egna fält för exempelvis bransch, region eller uppdragsstorlek är det som gör filtreringen riktigt vass i anbudsarbetet.

Steg för steg om hur du skapar en Case Study finns i Cinodes hjälpcenter.

Kom igång: fyra steg

1. Inventera. Lista alla avslutade projekt de senaste tre åren. Det är den population som får användas i upphandling.

2. Skriv tio. Inte hundra. Börja med de kunder och den typ av uppdrag ni oftast möter i anbud.

3. Sätt processen. En referens skrivs när uppdraget avslutas, inte i efterhand. Uppdragsledaren äger den. Det tar tjugo minuter medan minnet är färskt och fyra timmar två år senare.

4. Fråga om medgivande direkt. Referenspersonen är som enklast att få tag i under uppdragets sista vecka. Då är hen också som mest nöjd.

Om tolv månader har ni ett femtiotal sökbara referenser i stället för en mapp. Det är skillnaden mellan att gissa om ni har gjort något liknande och att veta det.

---

Vanliga frågor

Heter det projektreferens eller case study?
Båda används om samma sak. Projektreferens och referensuppdrag är de vanliga orden i svenska anbud och upphandlingar. Case study är den engelska termen och det som funktionen heter i Cinode. Skillnaden som faktiskt spelar roll är inte ordet, utan om referensen är publikt marknadsföringsmaterial eller internt säljmaterial.

Vad är skillnaden mellan en projektreferens och ett kundcase?
Kundcaset är publikt marknadsföringsmaterial som kräver kundens godkännande. Projektreferensen är internt säljmaterial för anbud, offerter och kundmöten. Den behöver aldrig publiceras, vilket gör att den går mycket snabbare att producera.

Hur gamla får referensuppdrag vara i en offentlig upphandling?
Enligt LOU får en upphandlande myndighet begära in en förteckning över de viktigaste tjänsteleveranserna under högst de tre senaste åren. Kontrollera alltid vad som står i det specifika förfrågningsunderlaget, eftersom kraven kan vara snävare.

Räknas flera leveranser under samma avtal som flera referensuppdrag?
Nej, inte när upphandlingen kräver skilda uppdrag. Kammarrätten har bedömt att leveranser som hänger på ett och samma avtal utgör ett referensuppdrag.

Vad ska stå i resultatdelen av en projektreferens?
Mätbar effekt för kunden: sparad tid, minskad kostnad, ökad intäkt, kortare ledtid eller uppnått verksamhetsmål. Beskriv vad uppdraget gav, inte vad ni utförde.

Vem ska skriva projektreferensen?
Uppdragsledaren, vid uppdragets slut. Säljaren hinner inte, och konsulten minns inte om det görs långt i efterhand.