Inbox Zero – ta kontrollen över ditt liv

För oss IT-konsulter är mailen det solklart vanligaste arbetsverktyget. Tyvärr också det mest missbrukade. I alla fall om ni frågar mig. Nästan var gång då jag smygkikar i andras mailboxar möts mina ögon av en nästintill fruktansvärd syn. Inboxarna drunknar i ett vimmelkantigt hav av oöppnade mail, viktiga mail, besvarade mail och spammail. Allt sparat i ett okontrollerat, rörigt stim.

Hur kommer det sig att konsulter, som professionell yrkesgrupp inte lyckas hantera det troligtvis viktigaste verktyget som vi har att tillgå? Tänk hur mycket tid som slösas bort på grund av usel mailhantering.

Your inbox is a to-do list that others have made for you, and is inherently chaotic.
-Jason Cronwell, Gmail lead designer

Hur är det möjligt att nästan alla låter öppnade mail ligga kvar i inboxen? Har de samma beteende då det gäller snigelpost? Öppnar de brevlådan, tar ut breven, sprättar upp dem, för att slutligen lägga tillbaka dem i brevlådan igen?
Effektivt?
Skulle inte tro det.

I skrivande stund har jag noll e-postmeddelanden i samtliga tre inboxar. För fem år sedan var min inkorg översvämmad med mail och jag saknade kontroll över inkomna meddelanden, vilket gjorde mig extremt stressad. Tillslut upptäckte jag metoden ”Inbox Zero.” Sedan dess avslutar jag numera alltid mitt besök vid mailboxen med noll meddelanden i inboxen. Det känns riktigt härligt kan jag lova.

Tips för Inox Zero

• Modernt mailprogram
  Använd ett modernt mailprogram med ”trådade” konversationer och gärna etiketter istället för mappar. Jag föredrar Gmail, som vi även använder inom Cinode. Gmail är nämligen byggd från grunden med ett ”Inbox-Zero tänk” och skiljer exempelvis på arkivering och inbox.
• Stäng av alla auto mailnotifieringar!
  Hur många gånger avbryts du i arbetet för att du är nyfiken på vad det står i mailet som du nyss fått? Hur lång tid tar det sedan för dig att återgå till arbetet du höll på med? Bara detta tips kan säkerligen få upp din (och ditt företags) effektivitet med åtskilliga procent. Bestäm själv när du ska kontrollera e-posten, exempelvis varannan timme.
• Stäng av automail i mobilen.
  Ska du kontrollera mailen i din telefon ska det vara ett aktivt val. Mailsvar via mobilen brukar ändå oftast bli knapphändiga och riskerar därför att tolkas som tafatt formulerade.
• Tvåminutersregeln
  När du väl väljer att kontrollerar din mejl gör du rätt i att använda tvåminutersregeln. Det vill säga; allt som går att utföra/svara på och tar mindre än två minuter gör du direkt. Metoden gäller egentligen inte bara mailarbete utan alla uppgifter.
• Använd sök och inte hirarkier
  Undvik långa hierarkier av foldrar – använd istället sökfunktionen. Visst kan det vara bra med foldrar/taggar men stanna vid en nivå för att undvika att spendera onödig tid på var du ska lägga mailet. Är det något mail du letar efter så är sökfunktionen i moderna mailprogram oftast den i särklass snabbaste metoden.
• Inboxen är ingen to-do list
  Använd en separat to-do-list istället för att utnyttja mailen som en. Mitt personliga råd lyder; en simpel to-do-list gör det enklare för dig att följa den. Själv kör jag Gmail’s inbyggda GTask, den fungerar alldeles utmärkt.
• Radera, radera, radera
  Är det inget som ska besvaras ska mailet i princip alltid raderas/arkiveras. Varje mail du har kvar är ett brus och resulterar sannerligen i att du läser samma e-postmeddelanden i onödan flera gånger. Hur mycket tid tar det?
• Avanmäl dig
  Avbeställ nyhetsbrev som du aldrig läser. Hur mycket tid spenderar du på att radera/öppna mail som bara är brus?

Hur gör du? Har du fler tips?