Konsultbolag sitter på en guldgruva av data men missar affärsvärdet

Konsultbolag samlar in enorma mängder data. CV och kompetenser, certifieringar, kundmöten, förfrågningar, pipeline, beläggning och marginaler. Det mesta registreras och blir sedan liggande. Datan finns där, men hos de flesta konsultbolag förblir informationen outnyttjad.

Castra valde en annan väg. Genom att koppla Power BI till Cinode började de använda data de redan hade, och det har börjat förändra hur de fattar beslut. Vi pratade med Elin Toft, vd och koncernchef på Castra, om vägen dit och vilka resultat det gett.

Datan fanns redan, det gällde bara att aktivera den

Cinode är Castras operativa nav. Här finns CV och kompetenser, matchning, CRM och kunddata, men också partner, underkonsulter och Cinode Market. Det gör systemet till den naturliga platsen för bolagets viktigaste data. Den fanns där och gick att jobba med direkt. Nästa steg var att samla allt i en gemensam bild och väga in andra källor.

– Vi hade väldigt mycket data i systemet som vi ville sammanställa och använda för att fatta bättre beslut. Där började idén. Hur skulle vi kunna använda datan för att ta bättre beslut? säger Elin Toft.

Power BI blev verktyget för att lyfta fram datan, visualisera den och kombinera den med andra system. Det affärskritiska kommer från Cinode och den ekonomiska datan från ekonomisystemet Kleer.

– Får jag ihop mina dashboards så är jag i mål, säger hon.

Det är just den kombinationen som skapar värde. Planeringen finns i Cinode och utfallet i ekonomisystemet. När de ställs mot varandra blir avvikelserna tydliga.

Kompetens, sälj och ekonomi i samma vy

Den första användningen handlar om kompetens. Vad har vi, och matchar det kunderna efterfrågar?

– Vi tittar framför allt på kompetens. Ligger vi rätt i hur många konsulter vi har inom olika affärsområden? Sedan använder vi det som CRM också. Hur många möten har vi med vissa kunder, hur ser mötena ut och vad är effekterna av dem? Det är så klart jätteviktigt att analysera, säger Elin.

Det är framför allt på säljsidan som effekten märks, där den ökade mängden kunddata öppnar för en helt ny nivå av analys jämfört med tidigare.

– Det handlar mycket om säljstrategier. Träffar vi kunden på rätt sätt? Träffar vi rätt personer hos kunden? Vad leder mötena till? Mycket mer konkret än vad vi kunde få förut, säger Elin.

Eftersom Castra också lägger in sina förfrågningar i Cinode går det att se vad marknaden faktiskt vill ha. Det blir ett sätt att fånga upp rörelser i efterfrågan, till exempel kring AI, och ta med dem in i planeringen.

Vad man faktiskt kan få ut

När datan väl ligger i en samlad vy öppnar sig en lång rad analyser. Här är några exempel på vad ett konsultbolag kan följa när data från Cinode möter Power BI.

Sälj och pipeline

• Pipeline per förväntat avslutsdatum och per steg.
• Konvertering från öppen affär till vunnen och var affärer fastnar.
• Tempo i säljtratten, snittdagar per status per team och säljare.
• Bokade och genomförda möten kan nu kopplas direkt till utfall.

Intäkter och prognos

• Intäkter per valuta, kund och kompetens.
• Prognos uppdelad efter hur säkra affärerna är.
• Var intäkten kommer från, egna anställda, partner eller underkonsulter.

Kompetens och bemanning

• Tillgång mot efterfrågan, kompetens för kompetens.
• Var efterfrågan är störst i förhållande till vad ni har på bänken.
• Beläggning över tid och per kompetens.
• Certifieringar och hur mycket av beläggningen som är fakturerbar.

Lönsamhet och styrning

• Marginal per team och kompetens.
• Timpris och fakturerbar beläggning.
• Genomsnittlig lön och lönespridning per kompetens.
• Underlag för var ni tjänar pengar och var ni inte gör det.

Lön per kompetens är dessutom ett bra underlag inför EU:s lönetransparensdirektiv, som ställer krav på att kunna visa och motivera löneskillnader som du löser med Cinode.

Tidigt men redan tydligt

Castra började köra uppsättningen i januari. Elin är tydlig med att det fortfarande är tidigt, men trenderna går redan att läsa av.

– Det är ett hjälpsystem i det stora hela, en pusselbit för att prognostisera och se vad vi bör göra. Gör vi rätt saker? säger hon.

Rådet till branschkollegan: bara kör

Elins tydligaste budskap handlar om att börja använda det man redan har.

– Använder man inte datan man har i Cinode bör man börja. Det finns väldigt mycket intressant data att hämta. Data vi tidigare tänkte att vi inte behövde titta på visade intressanta mönster när vi väl började analysera den, säger hon.

Och så avslutningen, som sammanfattar varför Castra tog steget.

– All data man kan få tag på är en eye opener. Man tror att saker är på ett visst sätt, sedan visar datan något annat. Just do it, brukar jag säga. Bara kör.