Polar Cape: Så blev vi den näst bästa arbetsplatsen i Sverige

Den 28:e mars utsågs Polar Cape till en av Sveriges bästa arbetsplatser av Great Place to Work Institute. Under de senaste två åren har de lyckats klättra från 7:e till 2:a plats i kategorin Små företag. Simon Forshaw, VD på Polar Cape, berättar vad som är viktigt för dem och hur de ständigt jobbar med förbättring på företagsnivå.

När vi drog igång Polar Cape 2010 visste vi att vi ville skapa ett enastående konsultbolag. Kunderna skulle älska oss och prata gott om oss. Därför behövde vi de bästa seniora konsulterna.

För att attrahera dem och få dem att vilja stanna länge hos oss, och inte gå vidare efter två år som var branschstandard, behövde vi förstå vad seniora konsulter efterfrågade i ett konsultbolag och försöka leverera detta. Redan från början blev det kärnan i strategin för företaget.

Var ska vi börja?

Jag hade jobbat inom konsultbranschen sedan 1999, i flera olika länder, och det hade även mina nya kollegor gjort. Vi hade sett olika projekt och organisationer samt arbetat med mängder av olika personer – kunder, kollegor, frilansare, konsulter och anställda. Men vi hade aldrig drivit ett eget företag. Vi hade däremot en hel del idéer om vad vi tyckte var viktigt i ett företag och detta blev en naturlig start för oss. Målet var att bygga en konsultfirma som vi själva skulle vilja jobba på!

Ett företag med erfarna problemlösare med en proaktiv och pragmatisk inställning. Leverans och resultat skulle vara viktigare än process. Vi skulle helt enkelt vara de konsulter som får saker att hända. Kunderna skulle tänka på oss när de ville ha en nyckelperson till ett kritiskt projekt. Någon som kan se skogen och inte bara träden.

Inom bolaget skulle kommunikationen vara rak och tydlig. Ingen hierarki eller prestige, alla ska vara med och dra åt samma håll och lära av varandra.

Dessutom skulle det vara roligt! Du ska få göra det som du brinner för tillsammans med likasinnade kollegor, utan en massa trams.

LEAN Företagsutveckling

LEAN innebär för oss att vara slimmade, både i organisationen och inom processerna. Vi ser även LEAN som i att vara agil inspirerad av Kaizen eller kontinuerliga förbättringar. Mer specifikt; vi bestämde tidigt att vi kontinuerligt skulle försöka få bort allt som är slöseri och se att de bästa idéerna kommer från medarbetarna. Kan vi konstant hitta små förbättringsområden blir det mycket bättre i längden. Samma princip som används idag för att utveckla produkter kan också appliceras på hela företaget.

Vad är viktigt för medarbetarna?

Som ny VD var det ganska befriande när jag insåg att jag inte förväntades ha svar på allt, utan mitt ansvar var att skapa en miljö där alla bra idéer kommer till ytan och blir av.

Redan första året frågade vi om feedback från våra medarbetare.

Vad är viktig för dem? Vad är ett bra konsultbolag egentligen? Vi körde en workshop där vi fick upp massor med idéer på post-it-lappar.

”What Consultants Really Want”

När analysen var klar blev det väldigt tydligt vilka punkter som var viktiga: kompetensutveckling, kunskapsdelning, balans mellan jobb och privatlivet och sist men inte minst kollegor som du trivs och har roligt med.

Är detta helt nytt och banbrytande? Svaret är nej, men det är inte alltid helt enkelt att leverera.

Fokus på kompetensutveckling

Det blev uppenbart att kompetensutvecklingsprocessen var avgörande. Om vi kunde skapa en process som levererar så mycket värde till individen och företaget som möjligt kunde vi även använda den till att driva kunskapsdelning och säkra en hållbar arbetsbelastning. Vi bestämde att konsultcheferna skulle vara konsulter, inte linjechefer. En konsult får mycket mer inspiration av en annan konsult.

Kompetensutvecklingsplaner skapades med fokus på aktiviteter. Det räcker inte att skriva ett mål, exempelvis ”att vara bättre på X”, du behöver ha konkreta aktiviteter att utföra under året. På detta sätt blev det enklare att utvärdera och följa upp resultatet.

Konsulterna får mycket mer i form av kompetensutveckling än bara det som de lär sig på uppdraget. Aktiviteterna kan exempelvis vara utbildning, mentorskap, seminarium, byta uppdrag, köra en presentation eller hjälpa till med interna processer.

En annan viktig del är att planen ska drivas fram aktivt av konsultchefen. Detta för att det inte alltid är glasklart för alla vilken väg som är den bästa framåt. På så sätt blir konsultchefen en drivkraft i konsultens kompetensutveckling.

Sist men inte minst reviderade vi rekryteringsprocessen. Vi ville ha kollegor som delade våra värderingar. Därför skulle vi alltid ta konsulter med i intervjuerna och utvärdera inte bara kompetens men även om kandidaterna blir en bra match till företagets kultur.

Great Place to Work

Fyra år senare kom Great Place to Work in i bilden.  Deras medarbetarundersökning blev ett fantastiskt verktyg i vår LEAN-process. Det hjälpte oss att mäta engagemang och identifiera förbättringsområden. Det var en väldigt trevlig överraskning att ta oss in på 7:e plats redan första året – men ännu mer intressant var att vi fick reda på vad kollegorna tyckte om företaget och ledarskapet på en helt annan nivå än tidigare.

Vi läste resultatet och såg vilka områden som vi skulle jobba med under kommande år. Dessa var: Responsibility, Recognition och Training. Vi pratade i grupp om de första två. Vad saknades? Vilka idéer kunde vi skaka fram?

Bli mer sedda

Inom ansvarstagandet visade det sig att konsulterna ville leverera värde till företaget och inte bara inom ramarna för uppdraget – men de var osäkra på vad som förväntades av dem.

Då pratade vi igenom vad de som konsult ska leverera som kan bidra till tillväxt inom företaget och vi la till detta som mätpunkter i utvecklingsplanerna.

För att konsulterna skulle blir mer sedda och se varandra även när de är ute på uppdrag bestämde vi oss för att skapa ett intranät med konsultprofilerna baserad på kompetens, med en ”Wall of Fame” och ett internt socialmedia-verktyg för att bättre kunna berätta om vad som händer i företaget. Utbildningsbudget skulle delegeras ut till konsultcheferna för att få kortare beslutsvägar.

Resultatet?

4:e plats på Great Place to Work-listan redan andra året. Nu visste vi hur vi skulle göra. Analysera, få fram nya idéer och köra. Denna gång var det bland annat stolthet som vi skulle jobba med. Trots att vi hade ganska höga siffror.

Vi kom fram till att det var dags att göra om hemsidan och logotyp för att bättre spegla vilka vi är som företag. På vår konferens tog vi tillsammans fram våra nya (slimmade!) värderingar. Vi skapade ett program, Consultants as Trusted Advisers, för att hjälpa konsulterna att inta den plats som vi vill att de ska ha hos kunderna. Vi bestämde även att vi skulle bli bättre på att berätta internt och externt vad vi håller på med.

Den 28:e mars i år fick vi reda på att vi hade kommit på en 2:a plats! Detta har gett oss mycket glädje och ännu mer motivation att fortsätta arbetet med att vara och förbli en av Sveriges bästa arbetsplatser och förhoppningsvis vinna 1:a plats nästa år. Med kontinuerliga förbättringar och en äkta passion att skapa ett enastående konsultbolag tar vi oss dit!