Strävan efter det digitala företaget

Cinode är (än så länge) ett litet företag med begränsade resurser, vi arbetar för att minimera ”waste” och hålla uppe effektiviteten. För administrativa uppgifter letar vi efter smarta och enkla tjänster, där vi samtidigt har full kontroll.

För exempelvis post- och ekonomihantering strävar vi efter ett så digitalt och effektivt system som möjligt. Papper tillhör 1900-talet, är dyrt att hantera och dåligt för miljön. Vi vill även få tillgång till all information snabbt oavsett om vi sitter på kontoret, är hemma eller befinner oss på resande fot i USA.

Med strävan efter det digitala och effektiva företaget ser vår verksamhet ut så här i dagsläget;

• Alla dokument, inklusive verifikationer och avtal är digitalt åtkomliga. I nuläget använder vi Dropbox, som vi även utnyttjar för all övrig dokumenthantering.
• Bokföringen ska skötas på ett effektivt och snabb sätt. Därför använder vi Speedledger.  Direktanslutning mot banken och att programmet föreslår bokföringsordrar gör att vi sparar tid och att vi själva kan hantera bokföringen.
• Lönehantering och utlägg körs via en molntjänst. Det fungerar hyfsat bra, men kan fortfarande bli betydligt bättre.
• Utläggskvitton kan numera, med den nya lagen som trädde i kraft tidigare i år, skötas med digitala foton av kvitton som skickas in. Att slippa kvittohantering är enormt skönt.
• Vi strävar efter att mottaga alla leverantörsfakturor digitalt. Detta borde vara enkelt men tyvärr är det fortfarande många företag som år 2013 inte kan skicka fakturor via email. De fakturor som vi inte får digitalt skannar vi in manuellt. Tidskrävande? Svar ja.
• Alla avtal vill vi ta emot digitalt, men tyvärr är det fortfarande oftast snigelpost som gäller.

Summa summarum; som det ser ut i nuläget har vi på Cinode kommit rätt långt i vår strävan efter full digitalisering. Men fortfarande finns det många områden som måste förbättras.

Tidigare har vi även prövat en inskanningstjänst för all post. Funktionen visade sig dock vara både dyr och med sämre kvalitet än väntat, vilket tog oss tillbaka till manuell hantering av inkommande post.

Har ni fler tips på hur administrationen kan göras till ett digitalt självspelande piano?