Hantering av Corona i konsultföretag – saker att tänka på och förslag till åtgärder

Den största utmaningen i hanteringen av situationen är att skapa en tydlighet i agerandet och ett förtroende för verksamhetens samt samhällets förmåga. Framgångsfaktorer för en effektiv hantering och krisledning handlar om att ha en god förmåga att förstå läget och tolka information ur verksamhetens perspektiv.

Det gäller också att ha en förmåga att kunna organisera sig utifrån verksamhetens och omgivningens krav samt att leda genom att fatta väl underbyggda beslut och kommunicera ut dem. Hur gör ni det då i praktiken?

Upprätta en lägesbild över verksamhetens status och inled en effektiv omvärldsbevakning. Tänk på att situationen utvecklas hela tiden – lägesbilden behöver uppdateras kontinuerligt, dagligen.

Välj dina källor för information. Det är lätt att dras med i rapporteringen kring läget men all information är inte bra information. Myndigheternas hemsidor beskriver läget i Sverige och de åtgärder som bedöms som effektiva i det svenska samhället. Branschorganisationer kan ha sammanfattat tolkningar av myndighetsinformation som är värd att beakta ur ett branschperspektiv.

Vilka delar i din verksamhet är det som är särskilt känsliga/utsatta och vilka områden måste till varje pris upprätthållas? Hitta ett sätt att inhämta status från verksamhetens olika delar med ett regelbundet intervall.

Tydlighet och effektivisering

Utse en tydlig intern organisation som tar emot information om läget och kan samla frågor, hantera omvärldsbevakning och eventuell kontakt med myndigheter.

Skapa tydlighet i ansvar och kontaktytor. Det förenklar för medarbetare och chefer att veta vilken funktion man ska vända sig till, samt effektiviserar och kompetenssamlar internt.

Säkerställ att verksamheten vet vad som gäller. Formulera en tydlig målsättning för din verksamhets hantering.

Formulera en kommunikativ målbild – Vad vill ni uppnå med er kommunikation?

Målformulering och ansvarstagande

All kommunikation bör förmedla – i ordning – EMPATI – ANSVAR – HANDLINGSKRAFT oavsett om informationen är intern eller extern. Målsättningen bör vara att visa förståelse för människors oro, påvisa ett tydligt ansvarstagande för situationen samt visa på handlingskraft – alltså vilka åtgärder som vidtas. Det ska kännas bättre att gå till jobbet än till gymmet!

Målformuleringen behöver särskilt beakta vilka delar av verksamheten det är som behöver upprätthållas och i vilken omfattning, samt vilka värden det är som särskilt behöver beaktas. Till exempel att säkerställa funktion i samhällsviktiga eller kundkritiska funktioner, bibehålla ett högt förtroende från kunder samt ses som en ansvarskännande och trygg arbetsgivare.

Fysiska åtgärder att överväga

Ställ ut handsprit i matsalen och vid kaffemaskiner – inte på toaletter, där finns tvål och vatten.

Gör, om möjligt, en tydlig separation mellan personaltoalett och kundtoalett.

Sätt upp/uppdatera information om hur man tvättar händerna på toaletter.

Säkerställ att det är engångspappershanddukar på toaletterna och inte frottéhandduk eller liknande.

De flesta vanliga städkemikalier är effektiva på Coronaviruset – tänk på att torka av alla ytor dagligen. Håll torrt på ytorna då viruset inte överlever uttorkning. Är det möjligt så använd engångstrasor att torka av med.

Vid möten med kunder – tänk på att hälsa på annat sätt än att ta i hand.  Placera er med en meters avstånd eller mer ifrån varandra.

Tvätta/Sprita händerna även EFTER kundbesök/möten – behåll din rena zon på ditt kontor/din bil eller motsvarande.

Organisatoriska åtgärder att överväga

Sätt upp en tydlig enhetlig organisation för hur oro, information och beslut ska hanteras. Utse en central koordinatorsfunktion. Gör tydligt för alla:

• Vem internt som ska kontaktas vid
  • 1. Misstänkt smitta – anställd som sjukanmäler sig med coronaliknande symtom
  • 2. Bekräftad smitta hos anställd
• Vem personal som är orolig ska vända sig till (förslag är att skapa central funktion för att undvika att medarbetare får olika besked)

Säkerställ att din verksamhet har kontaktuppgifter till berörda myndigheter och nära samverkansparter samt utser vem internt som ansvarar för vilka interna och externa kontaktytor.

Kommunikativa åtgärder att överväga

Överväg att skapa en plattform med interna Q&As dit medarbetare kan vända sig för att få svar kring hur exempelvis deras anställning och arbetsuppgifter påverkas samt hur verksamhetens hantering är tänkt att fungera.

Uppdatera information på hemsida/intranät kontinuerligt, gärna dagligen, för att skapa förtroende för verksamhetens hantering – även om läget eller rutiner inte förändrats.

Överväg att skapa en plattform med länkar till officiella informationskällor över situationen för att styra medarbetarnas egen informationsinhämtning. Exempelvis www.folkhalsomyndigheten.se, www.krisinformation.se, www.socialstyrelsen.se, www.who.int,  www.cdc.com

Åtgärder för konsultverksamheter

Personal- och resursplanering – som konsult är det viktigt att säkra kund/projektleveransen, om en konsult blir sjuk. Vem kan gå in och stötta i leveransen? Säkerställ att det finns tydliga projektplaner och uppdragsspecifikationer samt att ni går igenom och fördelar projekt.

Se till att en koordinator utses som kan stötta verksamheten i att hålla personalens status uppdaterad – är någon sjuk/hemma? Vem går in och tar över i så fall? Hur ser arbetsbelastningen ut? Finns det risk för försening i projekt och leveranser?

Som konsult utsätter du dig för risker i och med kundbesök – precis som du själv är en risk för kunden. Se över vilka möten som kan hanteras via telefon/video och vilka resor som är nödvändiga. För en dialog med kunden – påminner om Empati – Ansvar – Handlingskraft i all kommunikation.

Översiktligt förslag på rutin för hantering

Vid MISSTÄNKT smitta bland personal

• Isolera individen – ta ur tjänst. Skicka hem och säkerställ att kontakt tas med 1177 enligt officiell rutin.
• Informera utsedd funktion inom verksamheten som inleder sammanställning av personalscheman och identifiering av individens kontaktytor. OBS! Endast genom dokumentationsgranskning! Smittspårning görs av smittskyddsenhet i berörd region! 
• Informera internt genom fysiskt möte med berört arbetslag.
• Informera via intranät eller på annat sätt till berörda.
• Beställ extra städning av utrymmen.

Vid BEKRÄFTAD smitta bland personal

• Säkerställ att individen får den vård och stöd som behövs samt att diagnosen är bekräftad.
• Säkerställ att utsedd funktion tar fram personalscheman över berört arbetslag.
• Upprätta kontakt med Smittskyddsenhet i berörd region.
  • Stötta med information och uppgifter som kan stödja officiell smittspårning.
  • Sök rådgivning för hur ni ska agera från Smittskyddsläkare.
• Informera internt genom fysiskt möte med berört arbetslag.
• Informera via intranät eller på annat sätt.
• Beställ extra städning av utrymmen.

Practise Risk hjälper er gärna vidare med att förbereda och stärka er verksamhets förmåga – tveka inte att höra av er till oss om ni vill veta mer vad i kan bidra med –kontakt@practise.se eller via telefon 010-141 53 00. Hemsida www.practiserisk.se.