Möten – Stop the bleeding!

”A meeting is an event where minutes are taken and hours wasted.” –Captain James T. Kirk

Hur många procent av din arbetsdag sitter du egentligen i möten? Har du funderat på hur mycket (ineffektiva-) möten egentligen kostar?

Enligt Mötesbarometern spenderar vi cirka 20 procent av vår arbetstid på internmöten, andra källor säger att det är så mycket som 25 procent. Dessutom tillkommer förberedelser, ställtid samt efterarbeten. Ofta saknar möten agenda och något uttalat syfte.

”Our meetings are held to discuss many problems which would never arise if we held fewer meetings.” –Ashleigh Brilliant

Flera företag har insett detta. En metod för att nå effektivare möten är att eventuellt införa en mötesfri dag i veckan. Så agerade Scania under finanskrisen. Andra sätt är att bara använda sig av stå-upp möten vilket ofta kortar ner mötestiden avsevärt.

När du väl ska hålla eller vara med på ett möte kan det vara bra att tänka på dessa punkter;

• Ha ett tydligt uttalat syfte/mål med mötet.
• Tydlig agenda.
• Bara de nödvändiga personerna är kallade (inklusive dig själv?!)
• Time-boxa mötet. Undvik det slentrianmässiga entimmes- mötet. Det går också att time-boxa varje enskild punkt.
• Styr diskussionerna mot syftet/målet.
• Ha en ”parkeringslista” för frågor/spår som kommer upp men som inte rör mötet. Ta det på slutet för de som vill eller boka upp ett nytt möte med nytt syfte.
• Bestäm ett konkret ”nästa steg” på mötet alternativt actionpunkter.

”Meetings are indispensable when you don’t want to do anything.” –John Kenneth Galbraith

Ett annat sätt att få folk disciplinerade är att helt enkelt visualisera kostnaden för vad ett möte egentligen kostar. Med webbtjänsten Meeting-Ticker, får du ett snyggt och i många fall skrämmande verktyg för att se vad ett möte egentligen kostar. Skriv bara in antalet personer, ungefärlig snittkostnad och klicka på start. Sen kan alla se vad det egentligen kostar när någon är sen eller när det blir lite för mycket prat om senaste fotbollsmatchen. Det finns även liknande iPhone och Android appar.

”Meetings often contains at least one moron that inevitably gets his turn to waste everyone’s time with nonsense”