Kompetensinventering – 7 tips för att lyckas

Kompetensinventering ligger ofta till grund för ert konsultföretags strategi framåt. Vilka kompetenser besitter ni idag och vilka kommer marknaden att efterfråga framöver? Dessutom behövs det exempelvis vid ramavtalsupphandlingar. Men hur skapar ni en lyckad kompetensinventering?

Här är sju tips för att lyckas med kompetensinventeringen;

1. Gemensam databas för kompetensinventering

Tyvärr fastnar många direkt när kompetensinventeringen ska göras genom att först själva försöka definiera de olika rollerna och teknikerna som är valbara. Eller så köper företaget in en färdig mall med en trädstruktur för olika kompetenser. Detta kommer dock aldrig fungera perfekt i praktiken.

Istället behöver ni arbeta med en gemensam databas där nyckelorden växer fram när medarbetarna själva lägger in sina kompetenser. Flödet av nya produkter, versioner och tjänster är oändlig och att lägga in dessa får inte vara det minsta krångligt.

2. Synonymer och olika språk får inte vara ett hinder

En annan vanlig fälla att fastna i är om ett nyckelord ska heta si eller så. Ta exempelvis ”Projektledare” vissa medarbetare vill säkerligen att de istället ska presenteras som ”Project Manager” eller bara ”PL”. Detta kan leda till onödiga diskussioner och hinder. Då är det bättre att tillåta alla ord men istället koppla dessa som synonymer till varandra.

Alla får själva välja hur de ska presenteras, men i kompetensinventeringen ser ni fortfarande hur många inom bolaget som är Projektledare av minst nivå 3, oavsett vilket ord de har valt.

Detsamma gäller vilket språk som nyckelordet är skrivet på. Låt medarbetaren själv välj sitt eget språk men koppla samman orden på aggregerad nivå.

3. Involvera medarbetarna

En fullständig kompetensinventering måste utgå från medarbetarna själva. Det är de själva som bäst vet vilka verktyg, tekniker, ramverk och metoder som nyttjas hos sina gamla och pågående projekt. Genom att för varje projekt/uppdrag tagga sina uppdrag/projekt med de roller, verktyg och tekniker som har använts blir det betydligt enklare att komma ihåg vad som har gjorts och ni får en allt mer fullständig kompetensinventering.

Eftersom alla medarbetare ska mata in sina kompetenser måste det vara så enkelt som möjligt. Undvik därför krångliga trädstrukturer men låt samtidigt medarbetaren få förslag på kompetenser när hen börjar skriva.

4. Enkel och tydlig nivåindelning

För att få en extra dimension i kompetensinventeringen behövs en nivåindelning. Det är som bekant onödigt att uppfinna hjulet på nytt. Använd istället någon av de redan existerande metoderna. Exempelvis ramavtalsupphandlingen från Kammarkollegiet som har en femgradig skala med en tydlig definition för alla nivåer.

5. Se kollegernas kompetenser ger motivation

Eftersom det aldrig finns tid för att i lugn och ro jobba med sina kompetenser måste du istället se till att det är så enkelt att medarbetarna kan nyttja luckorna som uppstår här och där. Dessutom behöver uppdateringen av kompetenserna vara motiverande genom att medarbetarna exempelvis kan söka och se sina kollegors erfarenheter.

6. Kategorisering av kompetenser på aggregerad nivå

När ni väl har taggat upp alla kompetenser inom bolaget behöver ni sätta en struktur för att aggregera upp detta på bolagsnivå och arbeta mer strategiskt framåt. Här kommer kategorisering väl till pass så att ni vet vilka roller, certifieringar och ramverk som ni kan.

7. Analysera och sätt mål

Har ni väl en komplett kompetensinventeringen besitter ni en utmärkt grund att stå på för att fatta strategiska val framåt. Låt säljarna bidra med vad marknaden efterfrågar och ta fram ett ”bör-läge” – vilken kompetens bör vi besitta om ett år och om tre år framåt för att sedan göra en gap-analys.

Sedan gäller det att lägga strategin framåt för hur ni ska göra för att komma till ”bör-läget”. Sätt upp mål tillsammans med varje medarbetare. Hur bör er rekrytering och marknadsföring läggas upp? Vilka utbildningar ska ni satsa på och vilka uppdrag ska ni försöka ta er in på?

I Cinode finns en crowdsourcad databas med nyckelord som växer fram under tiden. Dessutom ingår synonym- och språkhantering samt kategorisering. Det är enkelt att se sina kollegors kompetenser och ni får vägledning vid nivåindelningen. Allt för att göra det så enkelt som möjligt för individen och bolaget att ha en kompetensinventering i realtid.