Hur distraherar du dig?

Cinode presenterar stolt David Stiernholm, Sveriges enda struktör. David hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Här ger han tips och råd om multitasking – och hur du kan bli effektivare.

Ett lätt sätt att bli ineffektiv på jobbet är som bekant att göra många saker samtidigt eller byta arbetsuppgift väldigt ofta. Fenomenet kallas i dagligt tal ”multitasking”. De ideliga omställningarna och fokusförflyttningarna tar tid och vi får totalt sett mindre gjort även om vi upplever att vi ”får gjort” många saker samtidigt.

Till skillnad från när vi annars blir avbrutna av andra, är det i dessa situationer vi själva som ideligen avbryter oss med andra uppgifter än den vi arbetar med för ögonblicket.

Vill du få multitasking-problematiken illustrerad utförligare, har förresten Harvard Business Review gjort en snitsig visualisering där de jämför en fokuserad person med en multitaskande under en typisk dag. Du ser visualiseringen här.

En variant på multitasking är alla de tillfällen under dagen då en del av oss ”seglar iväg” på annat istället för att arbeta kvar med den uppgift vi egentligen helst vill få gjord så fort som möjligt. Vi kollar mail, vi läser nyheter, vi kollar Facebook, vi letar efter den absolut bästa musiken att ha i lurarna just nu, vi googlar något, vi hittar något vi inte letade efter men som är intressant ändå och vips har det gått en stund. Igen.

Ta reda på just dina fällor

Om vi från och med nu inte vill syssla med multitasking lika mycket som tidigare, hur lyckas vi förändra vårt arbetssätt? En början är att göra tydligt för oss själva med vad vi distraherar oss. Då kan vi lättare fatta medvetna beslut om vad vi faktiskt låter distrahera oss och vad vi slutar segla iväg på.

När du vill träna på att arbeta fokuserat på en enda uppgift under längre tid än tidigare, logga vad du börjar göra eller frestas att göra istället.

Gör så här

1. Om du vill, bestäm dig för att logga dina självdistraktioner den närmaste timmen.

2. Sätt upp själva loggen du ska använda. Det kan till exempel vara:

• En papperslapp bredvid tangentbordet
• Ett öppet textdokument i Anteckningar (Windows) eller Textredigeraren (OS X)
• Ett kalkylblad

3. Börja arbeta med den högst prioriterade uppgiften just nu.

4. Så fort du kommer på dig själv med att segla iväg på något annat, notera i loggen vad du gjorde istället och skriv klockslaget om du vill. Återgå så fort som möjligt till den högprioriterade uppgiften.

5. Så fort du märker att du frestas att börja göra något annat, notera i loggen vad det är och vad klockan är. Återgå direkt till högpriouppgiften.

6. När du kommer på något du inte får glömma senare, notera det i loggen så du kan släppa det. Även om du på detta sätt kommer att få skriva upp det du kom på två gånger (nu i loggen och sedan i att göra-listan), är det värt besväret, eftersom du annars riskerar råka se något i att göra-listan som fångar din uppmärksamhet och – vips! – är du distraherad om igen.

7. När timmen är till ända, titta igenom loggen.

• Är det några egendistraktioner som förekommer särskilt ofta? Kan du i så fall göra vägen till dem längre? Kan du stänga av det programmet? Kan du flytta det som frestar till där du inte ser det när du lyfter blicken? Kan du tysta plinget?
• Är det några som i själva verket var viktiga för att lösa uppgiften? Låt dem i så fall vara.
• Är det några du nu är glad att du inte lade tid på? Vad skönt!
• Är det några som var riktigt goda idéer om nya verktyg eller förfinade sätt att arbeta som skulle förenkla tillvaron i framtiden? Ta vara på dem. Om det är något du gör inom loppet av en arbetsdag – gör en att göra-uppgift. Om det tar längre tid att förverkliga – sätt upp det på din projektöversikt.

8. Träna på detta sätt igen och igen. För till exempel statistik i ett kalkylblad över hur länge du kan fokusera på den prioriterade uppgiften innan du distraherar dig första gången under arbetspasset. Gör en graf som visar hur du blir bättre och bättre på att hålla koncentrationen uppe (d v s antal minuter till distraktion stiger).

Kunskap är makt(en att förändra)

Om du loggar med vad du distraherar dig och drar slutsatser av vad du ser att det är, tar du ett konkret grepp om din effektivitet. Fler uppgifter blir helt klara och du får njuta av att helhjärtat bocka av oftare. Du tränar upp en förmåga att koncentrera dig närhelst du behöver, även om det inte är hela tiden, varje dag.

Hur gör du?

Hur gör du för att fokusera på en enda uppgift under längre tid? Kanske har du testat Pomodoro-metoden? Skriv till mig och berätta hur du gör. Du når mig på david@stiernholm.com och jag ser fram emot att höra av dig.