Innovativa molntjänster

Att molntjänster är framtiden är det många som håller med om. Och att starta samt driva företag idag är betydligt lättare och billigare än för bara fem år sedan. Du slipper egen IT-avdelning och egna servrar. Här har jag samlat ett axplock av de molntjänster som vi på Cinode och jag själv använder.

Dropbox – synkning och backup av dokument/filer i bakgrunden
Dropbox använder jag både privat och på företaget och det är helt fantastiskt framförallt om du har många olika datorer. Arbetar jag på ett dokument på den stationära datorn så synkas det blixtsnabbt upp till ”molnet” för backup och ner till alla mina andra datorer. Vilket gör att jag en minut senare kan ta upp samma dokument på min bärbara dator och fortsätta precis där jag var, på exempelvis ett närliggande café. För mina bilder gör jag samma sak – jag lägger in bilderna på en dator och någon minut senare så finns de på mina andra datorer också.

Dessutom kommer jag åt alla filer genom en webbsida eller app på min mobil. På företaget använder vi det som en filserver med delning och arbete av vissa dokument. Det som är extra bra är att man får notifieringar när ett dokument är uppdaterat vilket gör att vi slipper skicka mail till varandra hela tiden. I och med att Dropbox synkar till molnet och ner till alla olika enheter så fås en extremt bra backuplösning plus att det finns tilläggstjänst där du enkelt kan gå tillbaka till gamla versioner av ett dokument.

Evernote – anteckningar på 2000-talet
Om du gör mycket anteckningar och har svårt att hålla reda på alla är Evernote den suveräna lösningen. Med Evernote kan du använda datorn, mobilen eller iPaden för anteckningar (med mera) allt synkas naturligtvis. Enkelt program som är lätt att komma igång med men som också har en mängd finesser för att strukturera eller hitta dina anteckningar. Så skippa anteckningsblocket och kör Evernote istället.

Speedledger – ”automatisk” bokföring
Valet av bokföringsprogram för oss var enkelt. Med Speedledger har vi koppling till vår bank och får då automatiskt in alla banktransaktioner till bokföringen. Dessutom lär sig Speedledger vilka konton som vi brukar bokföra återkommande transaktioner på, vilket gör att vi endast behöver klicka ”ok” och samtidigt spara massor av tid. Eftersom det är webbaserat kan vem som helst gå in när som helst, som exempelvis vår revisor för att se hur vi ligger till.

Bluegarden – lön, HR och tidrapportering
Bluegarden använder vi för löner, utlägg och tidsrapportering. Detta är ett helt webbaserat system så våra anställda kan själva gå in och rapportera sin tid och utlägg. Tjänsten skapar i princip färdiga lönespecifikationer som sedan mailas ut automatiskt. Dessutom är det synkat med banken samt Speedledger vilket gör att bokföringen förenklas ännu mer.

Google Apps
Alla nedanstående tjänster plus många fler (exempelvis Sites för intranät, CloudConnect för molnredigering av Office dokument samt Google groups för forumfrågor) ingår i Google Apps där du betalar 40€ per år och användare.

Gmail – överlägsen mailhantering
Tiden när du var tvungen att krångla med en egen mailserver är sen länge förbi. Genom några enkla klick skapar du upp mailkonton för hela företaget och inte vilken mail som helst. Med GMail får vi 25 GB var i mailkonto – vilket gör att vi aldrig behöver slänga eller tänka på att arkivera mail. Vi sparar massor av tid! GMail är dessutom den överlägset bästa mailklienten, med suverän sökfunktion, mailtrådning, etiketter, filter med mera. Utövar du dessutom GTD eller Inbox Zero så är solklart med GMail.

Gcal – kalender
Har du GMail/Google Apps har du dessutom tillgång till GCal – en suverän kalendertjänst. En av fördelarna med denna är du lätt kan dela och se kalendrar, notifieringar med bland annat SMS samt en mängd andra plugins. Självklart går det att synca med mobilen eller andra kalender program

Google Dokument – dokument via webben i realtid
Med Google dokuments kan ni arbeta med samma dokument på webben i realtid. Väldigt smidigt och du kommer åt alla dokumenten snabbt och enkelt genom ditt Google konto.

Yammer – intranät för det sociala företaget
Borta är tiden med ett egenbyggt Intranät som ingen använder. Med Yammer har vi ett eget litet företags ”Facebook”. Med varsin profil kan du som på facebook skriva meddelande eller statusrapporter. Följa människor, ha grupper egna sidor, lägga upp dokument, events med mera. Helt enkelt ett suveränt intranät som gör att medarbetarna snabbt får information och framförallt skapar en större social gemenskap.

1Password – håller reda på användarnamn och lösenord
1Password är min personliga favorit. Med tjänsten slipper jag hålla reda på alla användarnamn och lösenord till olika webbtjänster/affärer etc. Så istället för att hålla reda på hundra lösenord så behöver du bara hålla reda på ett. Sen skapar 1Password upp olika väldigt långa och säkra lösenord för varje sida. Kommer du in på en sida behöver du bara klicka på en knapp så fylls användarnamnet och lösenordet i automatiskt. Med hjälp av Dropbox så kan jag använda 1Password på alla mina datorer, fungerar också med mobilen eller iPaden. LastPass är en annan liknande tjänst.

Xmarks – för synkning och backup av bokmärken
Använder jag för att synka alla mina bokmärken mellan webbläsare och datorer. Speciellt bra för dig som använder olika webbläsare. Använder du alltid samma webbläsare finns andra bra tjänster, som iCloud, Google Bookmarks etc.

Textexpander – spara tid med ”snippets”
Lite finurligt program för Mac, där du har så kallade ”snippets” små förkortningar som omvandlas till valfri text/bilder etc. Detta använder jag för text som jag ofta skriver. Exempelvis skriver jag ”mmvh” i ett dokument, program eller webbsida etc så omvandlas texten helt automatiskt till ”Med vänliga hälsningar, Mattias Haraldsson”. För Cinodes organisationsnummer som jag aldrig brukar komma ihåg i huvudet har jag en annan snippet ”oorg” som då direkt görs om till 556825-8668, vilket är betydligt lättare att komma ihåg. Självklart är textexpander synkat mellan alla mina datorer.

Snart kommer förstås också Cinode molntjänst som kommer bli en ny favorit för konsulter och konsultbolag.

Vill även passa på att tipsa om denna artikel från Tech-crunch om ”The Post-PC Enterprise”