Capaciteitsplanning binnen consultancybureaus voor verbeterde winstgevendheid

Succesvolle consultancybureaus zijn in staat om snel oplossingen te leveren aan hun klanten én zich voortdurend aan te passen aan hun veranderende omgeving. Echter, de cruciale factor die het resultaat vaak beïnvloedt, is de capaciteitsplanning van talenten en hun collectieve skills.

Welke capaciteit heeft je consultancybureau voor een specifieke competentie over twee weken, over drie maanden of over een half jaar?

Plannen hoe je je talenten en skills binnen je consultancybureau het meest effectief inzet heeft invloed op zowel de productiviteit als de winstgevendheid, alsook op de ontwikkeling van de expertise van het bedrijf en het welzijn van de medewerkers. Hieronder bespreken we welke aspecten je – als manager van een consultancybureau – in overweging dient te nemen.

Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning omvat het voorspellen van de toekomstige vraag naar resources, om ervoor te zorgen dat de capaciteit binnen het bedrijf overeenstemt met de doelstellingen en dat de juiste expertise op het juiste moment beschikbaar is.

Voor consultancybureaus betekent dit niet alleen het inschatten van de vraag naar verschillende consultancy services, maar ook de beoordeling in hoeverre de skills van de consultants aan die behoeften voldoen. Capaciteitsplanning is een strategische oefening die over- of onderbezetting van resources voorkomt.

In het verleden hebben consultancybureaus geworsteld met “bench time”: de tijd waarin consultants beschikbaar zijn maar niet worden ingezet. In de huidige en snel veranderende zakelijke omgeving is de behoefte aan real-time matching van skills belangrijker dan ooit.

Datagedreven besluitvorming

Als eerste is het belangrijk om een duidelijk inzicht te hebben in hoe de utilisatiegraad van de organisatie eruitziet, zowel nu als in de toekomst. De belangrijkste succesfactor daarbij is om alle beschikbare data te gebruiken en op één plek te verzamelen.

Een uniform platform voor het hele bedrijf met de huidige personeelsbezetting, capaciteit, projecten en competenties is daarbij een essentieel uitgangspunt.

Door informatie over inkomende projecten, prospects, recruitment en vaardigheidsontwikkeling te verzamelen, kun je goedgeïnformeerde, datagedreven beslissingen nemen over hoe je je capaciteit in de toekomst het beste kunt benutten.

Met Cinode heb je altijd een actueel overzicht van je capaciteit, dat je kunt filteren op skills, locatie, team en meer.

Om behoeften en capaciteit optimaal op elkaar af te stemmen kun je gebruik maken van een matching tool – die zowel rekening houdt met beschikbaarheid en skills, alsook met ambitie – om zo snellere en betere beslissingen te nemen.

Door binnenkomende projecten/rollen af te stemmen op competentievereisten, tijd en ambitie, benut je de capaciteit binnen je consultancybureau consequent en op de juiste manier.

Benut alle capaciteit die binnen het consultancybureau beschikbaar is

In grotere consultancybureaus, die bestaan uit meerdere teams, verschillende werkplekken en diverse landen, wordt het cruciaal om de interne capaciteit optimaal te benutten. Om dit te realiseren is een real-time gedeeld overzicht van de TOTALE capaciteit van het bureau essentieel.

Daarnaast is het belangrijk om bij te houden welke projecten/opdrachten bijna zijn afgerond. Helaas gebruiken veel bedrijven hiervoor verschillende systemen en Excel-lijsten. Met andere woorden: de aanpak om de huidige en toekomstige capaciteit van een specifieke skill te bekijken is afhankelijk van individuen en is – op z’n zachtst gezegd – inefficiënt.

Variaties in vraag: partnerschappen/subcontractors benutten

De vraag naar consultancy services kan variëren – afhankelijk van de actuele economische omstandigheden in verschillende sectoren of bij individuele klanten. Een goed uitgevoerd capaciteitsplan anticipeert op deze schommelingen en stelt het bedrijf in staat om naar behoefte op- of af te schalen. Dit houdt in dat er – waar nodig – gebruik wordt gemaakt van subcontractors en/of partners. Het opbouwen van een netwerk en het snel vinden van nieuwe gespecialiseerde skills wordt cruciaal in hoe je kunt inspelen op de vraag die je eigen capaciteit overstijgt.

In moeilijkere tijden worden partnerships belangrijk om je niet-toegewezen consultants in te zetten, waardoor de onderbezetting van je capaciteit wordt geminimaliseerd.

Ontdek en bouw je netwerk van subcontractors en partnerbedrijven. Binnen het Cinode Netwerk zijn meer dan 5000 geregistreerde consultancybureaus met diverse skills. Bovendien kun je snel aanvragen uitzetten voor specifieke rollen.

Skills development voor lange termijn capaciteitsplanning

Lange-termijn capaciteitsplanning omvat zowel recruitment als partnerships, maar logischerwijs ook skills development voor huidige medewerkers. Door de skills te identificeren waar nu en in de toekomst vraag naar is en die te vergelijken met je huidige skill sets, kun je een eventuele competentiekloof inzichtelijk maken. Genoemde analyse vormt de basis voor beslissingen met betrekking tot bijscholing/omscholing, evenals recruitment en partnerships.

Visualiseer je competentiekloof.

Samenwerking tussen afdelingen en rollen

Capaciteitsplanning is geen geïsoleerd proces. Samenwerking tussen sales, productie, HR, projectmanagement en management is cruciaal. Door recruitment, training, partnerships en matching  te coördineren, kun je er als bedrijf ervoor zorgen dat de juiste skills op het juiste moment beschikbaar zijn.

Capaciteitsplanning: het kompas binnen consultancybureaus

Concluderend kunnen we stellen dat capaciteitsplanning fungeert als het kompas dat consultancybureaus door het steeds veranderende zakelijke landschap én de verwachtingen van hun klanten heenloodst. Door je skills en talenten strategisch af te stemmen op de verwachte behoeften, kun je als organisatie concurrerend en innovatief blijven en de toekomst goed voorbereid en met vertrouwen tegemoet zien.

De dynamische consultancy branche vraagt om een proactieve, data-gedreven en gezamenlijke benadering van capaciteitsplanning, zodat productie, winstgevendheid en groei hand in hand gaan.

Meer weten over hoe de meest succesvolle consultancybureaus werken aan hun capaciteitsplanning met behulp van Cinode?