Senior Modern Workplace Consultant - 25%

Uppdraget är på 25%

Start: ca 2 nov

Längd: 31 dec med potentiell förlängning.

KUNDEN AB vill ta fram en tydligare och mer standardiserad struktur för videokonferens och mötesytor. Uppdraget ska ge en nulägesbild av befintliga lösningar, arbetssätt och behov samt skapa ett tekniskt ramverk som förenklar användning, livscykelhantering och support.

Syftet med uppdraget är att:

Skapa en kvalitetssäkrad nulägesbild av KUNDEN:s mötesrum, teknisk och utifrån användarupplevelse.

Etablera standarder och principer som ger en enhetlig, användarvänlig och driftsäker mötesupplevelse i hela organisationen.

Förenkla implementation, förvaltning och support genom exempelvis tydliga typrum, konfigurationer och principer.

Skapa en långsiktigt hållbar styrning med relevanta KPI:er, uppföljning och principer för livscykelhantering och rapportering.

Ta fram prioriterade rekommendationer för att säkerställa att verksamhetsbehoven tillgodoses.

Uppdragsbeskrivning

Inventering och nulägesanalys

Genomföra en nulägesanalys av KUNDEN:s befintliga mötesrum, mjukvara, hårdvara och användarvänlighet.

Inventera befintliga mötestyper, arbetssätt och manualer.

Genomföra intervjuer med utsedda nyckelpersoner.

Bedöma behovet av en nöjdhetsenkät. Enkäten kan ersättas av redan genomförd medarbetarundersökning.

Analysera befintliga licenser och verktyg för digitala möten, resursökning och smart Workplace.

Analysera systemkonfiguration, säkerhet, provisionering och hantering av mötesrum och arbetsplatser.

Analysera befintliga bokningsskärmar.

Analyser av Teams admin center i förhållande till PMP och vad det skulle innebära.

Standardisering av mötesrum

Ta fram ett användbart ramverk för renodling, implementation, underhåll och användning.

Aktiviteter

Ramverk för standardisering av mötesrum och arbetsplatser

Standardkonfiguration för typrum

Namnstandard och rumsstruktur

Policyramverk för mötesytor och arbetsplatser

Implementeringsunderlag

Digitala användarguider

Förvaltnings- och supportrekommendation

Slutrapport och rekommendationer

Rollbeskrivning:

Vi söker en senior konsult som kan ta rollen som Collaboration Workplace Lead och driva analys och standardisering av våra mötes- och arbetsplatsupplevelse inom KUNDEN med största fokus på videokonferenser.

Uppdraget är strategiskt/taktiskt med stort inslag av teknisk rådgivning

Arbetsledning

På egen hand driva sitt arbete självständigt med stöd från beställaren

Dokumentera och redovisa löpande progress

Hålla i workshops och avstämningar

Koordinera intressenter

Utveckla teknisk design

Etablera en high level design för mötesrumstruktur och principer

En low level design för att konkret matcha övergripande design mot tekniska policys/funktioner

Standardisera Teams och mötesrum

Föreslå ett standardiserat tekniskt ramverk

Skapa policystruktur

Ta fram standarder och runbooks för provisionering och livscykelhantering (ex säkerhetspatchar och versionsuppdateringar)

Standardiseringen skall gälla för alla KUNDENs rum där vi har videoutrustning

Säkerställa användarvänlighet i rummen i förslag av funktion och teknisk konfiguration

Stödja strategiska beslut

Identifiera förbättringsområden och kostnadsunderlag

Bidra till utbildning

Ta fram underlag som ligger till grund för framtida utbildningsinsatser

Kompetensprofil

Senior erfarenhet av Modern Workplace / Digital Workplace

Stark kunskap inom:

Microsoft Teams & Teams Rooms

Hybridarbete / möteslösningar

Utrustning och utformning i konferensrum (hårdvara)

Erfarenhet av:

Teknisk rådgivning inom området

Tekniska implementeringar inom området

Workshopledning och förändringsarbete

Stakeholder management

Förmåga att arbeta självständigt

Personliga egenskaper

Strukturerad och leveransfokuserad

Stark kommunikativ förmåga

Förmåga att omsätta behovsanalys till praktik

Trygg i rådgivande roll mot ledning och tekniska specialister

Övrigt

Erfarenhet av Flowscape och/eller Microsoft Places är meriterande

Erfarenhet från större organisationer och komplexa miljöer är ett plus