krav- eller verksamhetsanalytiker för analys och kravställning av samlingsförvaltningssystem, nivå 3 -

ROLL: krav- eller verksamhetsanalytiker, nivå 3

Startdatum: senast 2026-09-01

Slutdatum: 2026-12-01

Option:

STATIONERINGSORT:

OMFATTNING: max 300h

BESKRIVNING:

Organisationen avser att upphandla konsulttjänster i form av en krav- eller verksamhetsanalytiker för att genomföra en analys samt ta fram ett kravunderlag inför upphandling av ett nytt samlingsförvaltningssystem. Systemet ska stödja verksamhetens behov av att förvalta, strukturera och tillgängliggöra metadata kopplat till föremålen i samlingarna samt säkerställa en robust och säker IT-struktur

Syfte

Syftet med uppdraget är att säkerställa att kommande upphandling av en samlingsdatabas baseras på en välgrundad behovsanalys och en tydlig, komplett och användbar kravspecifikation.

Uppdragets omfattning

Leverantören ska tillhandahålla en konsult som på maximalt 300 timmar fördelat på ca 3 månader ansvarar för att:

· Genomföra nulägesanalys av befintligt samlingsförvaltningssystem, baserat på den verksamhetsutredning som myndigheten utförde 2025.

· Genomföra intervjuer med fem till sex utvalda nyckelpersoner och verksamhetsrepresentanter för att kartlägga verksamhetens behov.

· Identifiera verksamhetens nuvarande och framtida behov. Detta skall ses i relation till myndighetens begränsade ekonomiska resurser.

· Genomföra en mindre omvärldsanalys av relevanta organisationer (verksamheten kommer att ge tre förslag att se närmare på) för att identifiera goda exempel, standarder och lösningar. Analysera krav kopplade till metadatahantering och IT-säkerhet för det framtida samlingsförvaltningssystemet i samarbete med myndighetens IT-avdelning.

· Analysera krav på mediafiler metadatahantering samt säker och hållbar IT-struktur för det framtida samlingsförvaltningssystemet i samarbete med myndighetens IT-avdelning.

· Ta fram en kravspecifikation som kan ligga till grund för upphandling av nytt system.

· Ta fram en lista på vilka aktörer på marknaden som kan leverera mot kravlistan, d. v. s vem kan ett framtida anbudsunderlag skickas till.

Leveranser

Följande leveranser ska ingå:

· Analysrapport, innehållande:

o Nulägesbeskrivning

o Behovsanalys

o Identifierade utvecklingsområden

o Resultat av omvärldsanalys

o En lista på aktörer som kan leverera mot kravlistan

· Kravspecifikation, innehållande:

o Funktionella krav

o Icke-funktionella krav (t.ex. säkerhet, prestanda, tillgänglighet)

o Prioritering av krav

o Rekommendationer inför upphandling

Samtliga leveranser ska vara skriftliga och på svenska.

Utvärderingskriterier

Anbud kommer att utvärderas utifrån följande kriterier:

7.1 Kompetens och erfarenhet (60 %)

· Konsultens relevanta erfarenhet

· Genomförda liknande uppdrag

· Referensuppdrag, utföraren skall lämna minst två referenser från liknande uppdrag

7.2 Metod och genomförande (40 %)

· Tydlighet och kvalitet i föreslagen metod

· Förståelse för uppdraget

· Struktur för analys och kravarbete

SKA-KRAV:

1. Kompetens och erfarenhet

a. Ska ha dokumenterad erfarenhet av verksamhetsutveckling inom IT-nära projekt.

b. Ska ha erfarenhet av att ta fram kravspecifikationer inför systemupphandling.

c. Ska ha erfarenhet av att genomföra behovsanalyser och intervjubaserade kartläggningar.

d. Ska ha god kunskap om informationshantering och metadata.

e. Ska ha förståelse för IT-säkerhetsfrågor kopplade till systemlösningar.

2. 5.2 Genomförande

a. Ska beskriva metod för genomförande av uppdraget.

b. Ska inkludera plan för intervjuer och analysarbete.

c. Ska redovisa hur omvärldsanalys kommer att genomföras.

d. Ska redovisa hur de projekttimmarna kommer att fördelas mellan punkterna som önskas belysta.

3. 5.3 Leverans

a. Ska leverera kravspecifikation som kan användas direkt i en upphandling.

b. Ska säkerställa att underlaget är spårbart till identifierade behov.

c. Ska leverera en lista på aktörer som kan leverera mot kravlistan

4. Krav på tidigare erfarenhet ska styrkas av till avropssvaret bilagda CV

5. Konsulten ska kunna kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift

BÖR-KRAV:

1. Erfarenhet av arbete med museer, kulturarvsinstitutioner eller liknande verksamheter.

2. Erfarenhet av samlingsdatabaser eller motsvarande system.

3. Kunskap om relevanta standarder inom metadata och informationshantering.

4. Erfarenhet av förändringsledning i samband med systeminföranden.

5. Erfarenhet av offentlig upphandling (LOU).