Projektledare upphandling nytt ärende- och dokumenthanteringssystem - Uppsala kommun - KSN-2026-01474

ROLL: Projektledare

Startdatum: 2026-08-01

Slutdatum: 2027-10-30

OPTION: 2029-02-28

STATIONERINGSORT: Distansarbete är möjligt men det förväntas att konsulten ska vara på plats i Stadshuset minst 40 % av tiden. Tiden på plats kan under vissa veckor bli längre beroende på arbetsuppgift.

OMFATTNING: 100%.

BESKRIVNING:

Uppsala kommun behöver stöd i att leda och genomföra en upphandling av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. Projektet ska genomföras tillsammans med en projektgrupp, upphandlare och andra resurser som knyts till projektet under olika faser. Projektet ska förutom att slutföra en upphandling förbereda inför efterföljande införandeprojektet och avvecklingsprojekt. Projektledaren ska agera som drivande kraft i arbetet och ansvara för att projektet genomförs enligt uppsatta mål, inom givna tidsramar och med tillgängliga resurser. Arbetet ska ske utifrån ett beslutat projektdirektiv och innefatta planering, ledning och samordning av projektorganisationen. Det är viktigt att projektledaren sätter tydliga gränsdragningar för omfattningen av upphandlingen och anpassar arbetsformerna efter behov och fas i processen. Projektledaren ska säkerställa att delleveranser kommuniceras tydligt till styrgruppen under arbetets gång. Mål med upphandlingsprojektet är att ge bra förutsättningar ett bra införande, användande och förvaltning av ett nytt ärende och dokumenthanteringssystem genom att: Det finns ett planerat införande av det upphandlade systemet.

Samverkan under kommande förvaltning ska ske enligt Uppsala kommuns förvaltningsmodell Ta hänsyn till utfallet av den juridiska analys som skett under förstudien.

• Upphandla ett:

Användarvänligt, tillgänglighetsanpassat och effektivt system där behoven från rollerna handläggare, chef, registrator, nämndsekreterare, förtroendevalda och systemförvaltare blir tillgodosedda.

system som säkerställer att kommunens diarieföring sker enligt gällande lagar och riktlinjer och underlättar snabb och korrekt hantering av begäran av allmän handling

säkert system som står upp mot Uppsala kommuns säkerhetskrav både när det gäller informationssäkerhet och cybersäkerhet.

system som ger hållbar informationsförvaltning från inkommen handling till arkivering.

system som följer den driftsform som fastställts i förstudie.

system som möjliggör integrationer till kommunens övriga system

system som underlättar kommunikation mellan kommunen, invånare och företag

system som ger stöd för uppföljning och analys.

system som underlättar säker och effektiv samverkan inom och mellan förvaltningar

Upphandlingen ska omfatta de verksamheter som idag använder någon av de tre uppsättningar av Public 360 som är avropade från nuvarande avtal. Förbereda och förankra nya arbetssätt i verksamheten om det nya systemet täcker samma behov som det gamla, men kräver att verksamheten justerar sina processer. Upphandlingsprojektet ska ta hänsyn till de mål och nyttor, risker och hinder som identifierats under förstudien.

SKA-KRAV:

1. Offererad konsult ska ha minst 6 års erfarenhet som projektledare

2. Offererad konsult ska ha haft en ledande roll i minst två uppdrag där informationshantering, informationsförvaltning och informationssäkerhet varit centrala delar vid införande av nya IT-system.

3. Offererad konsult ska ha erfarenhet av förändringsledning.

4. Offererad konsult ska ha erfarenhet av projekt i kommunal eller annan offentlig verksamhet.

5. Offererad konsult ska ha erfarenhet av projektledare i upphandlings- och införandeprojekt av IT system.

6. Offererad konsult ska ha erfarenhet av att leda projekt i gränslandet mellan it och verksamhet.

7. Offererad konsult ska ha förmåga att kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift.

8. Referenser

Leverantören ska lämna minst två referenser som kan bekräfta erfarenheten i relation till de angivna kraven för den offererade konsulten. Om konsulten under de senaste fem åren haft uppdrag för Uppsala kommun som varat minst tre månader, ska det användas som referensuppdrag.

BÖR-KRAV:

1. Offererad konsult har en giltig certifiering som projektledare till exempel IPMA, PMI eller PRINCE2 eller likvärdigt.

2. Offererad konsult har en giltig certifiering inom förändringsledning, till exempel Prosci eller likvärdigt.

3. Offererad konsult har dokumenterad erfarenhet av verksamhetsutveckling.

4. Offererad konsult har dokumenterad erfarenhet av standarder för informationsförvaltning såsom exempelvis ISO 30301, ISO 15489 eller ISO 23081.

TO DO

LÄS avropsdokumenten för mer info!

- CV på svenska i word-format

--> CV bör innehålla: • Namn på konsulten • Nuvarande arbetsgivare • Roll/roller och kompetensnivå • Beskrivning av Kompetenser • Tidigare anställningar med en kort beskrivning av tjänsten • Utbildningar • Utförda uppdrag, relevanta för avropsområdet och aktuell roll/roller

- MOTIVERA SKA-KRAV

- MOTIVERA BÖR-KRAV

- REFERENSER!

Vid intresse, vänligen kontakta moa.ortengren@castra.se